Erfahrungen der Thüringen-Kliniken „Georgius Agricola“ GmbH mit dem Saatmann Hands-on Support

„Im Zuge der Umstrukturierung der Verantwortlichkeiten in der Bearbeitung der externen QS im Dezember 2022 entschieden wir uns zur Unterstützung dieser Aufgabe, die Firma Saatmann ins Boot zu holen.
Innerhalb kürzester Zeit mussten neue Mitarbeiter mit der Thematik vertraut gemacht und die Ergebnisse des Kalenderjahres 2021 exportiert werden. Im Zuge des Exportes mussten viele Daten nachbearbeitet werden.

Die sofortige Unterstützung der Firma Saatmann bezog sich auf zwei Schwerpunkte:

Die Implementierung des QS- Monitors und
Die Anwenderhilfe via Hands-on Support mit direktem Ansprechpartner Frau Weiß der Firma Saatmann

Sofort begann die Einführung in die Software:

Einspielen §21 Datensatz
Unterteilung in QS-Verfahren und Cross-Check zur Analyse von Datendefiziten
Erläuterung der einzelnen Unterteilungen im Cross-Check mit Beschreibung der Wertigkeiten
Funktionserläuterung in der Kommentierung
Informationen zur Definition der einzelnen Items
visuelle Darstellung der einzelnen Items mit Referenzbereich
Erläuterungen zur Bogenbearbeitung in ORBIS (Erreichbarkeit bei inhaltlichen Fragen innerhalb der Bogenbearbeitung)

Mithilfe der ständigen Verfügbarkeit und Flexibilität von Frau Weiß konnten alle neuen Mitarbeiter unkompliziert in die Thematik der Bogenbearbeitung eingearbeitet und der fristgerechte und vollständige Export an die Datenannahmestelle versandt werden.

Bei folgenden Punkten fanden Prozessverbesserungen statt:

Optimierung Zusammenarbeit Medizincontrolling und Qualitätsmanagement mit dem Ziel einer einheitlichen Datenkonsistenz
Schulung der Mitarbeiter im Medizincontrolling durch Frau Weiß
Systematische Betrachtung der Ergebnisse der externen Qualitätssicherung, Einleiten von Maßnahmen zur Prozessoptimierung,
Gemeinsames Bearbeiten der Stellungnahmen
Aufbau Reportingsystem

Die Prozesse in der Organisation können dabei stetig angepasst werden.

Unser Team kann sich – wie bereits im Aufbauprozess – jederzeit an Frau Weiß wenden. Die Firma Saatmann steht den Thüringen-Kliniken für Anfragen zur Verfügung und sucht gemeinsam mit unseren Mitarbeitern über webbasierte Tools ergebnisorientierte Lösungen.

Insgesamt konnte innerhalb eines halben Jahres diverse Prozessoptimierungen vorgenommen werden.“