Stolpersteine bei der Erstellung der Risikostatistik vermeiden
Same procedure as every year… zum Abschluss eines Erfassungsjahres ist unter anderem auch die standortbezogene Risikostatistik zu erheben und an die Datenannahmestelle zu übermitteln. Das IQTIG gibt hierbei per Spezifikation die Spielregeln vor.
Was gilt es bei der Erstellung der Risikostatistik zu beachten?
Im Sinne eines geringen Dokumentationsaufwandes im Krankenhaus werden die Risikofaktoren aller Patientinnen und Patienten über die Abrechnungsdaten erfasst. Die Risikostatistik enthält dann für alle vollstationär behandelten Patientinnen bzw. Patienten ab 20 Jahren mit oder ohne Dekubitalulcus bzw. -ulcera die Information, welche berücksichtigten Risikofaktoren vorliegen. Die Risikostatistik ist auch dann zu erstellen und zu übermitteln, wenn keine den Auslösebedingungen des Leistungsbereiches DEK entsprechenden Fälle behandelt wurden. Beachten Sie auch, dass Überlieger aus dem Vorjahr mit ausgewiesen werden.
Das bedeutet, dass die Risikostatistik Hinweise für das QS-Verfahren liefert, wie viele vollstationäre Patientinnen und Patienten im Krankenhaus behandelt wurden. Diese bilden die Grundgesamtheiten im Verfahren Dekubitusprophylaxe.
Mittels Cross-Check die Daten abgleichen!
Wenn Sie eine Software nutzen, die einen Abgleich zwischen dem Abrechnungsdatensatz und den QS-Bögen machen kann – zum Beispiel den Saatmann QS-Monitor – dann kann der Inhalt der Risikostatistik mit dem Inhalt der QS-Bögen abgeglichen werden. Im QS-Monitor wird dieses Vorgehen Cross-Check genannt.
Wird die Kodierung verändert, nachdem der QS-Bogen geschlossen wurde, dann wird die veränderte Kodierung in vielen Erfassungsprogrammen berechtigterweise im QS-Bogen nicht mehr geändert. Dann können Diskrepanzen zwischen den im QS-Bogen eingetragenen Risikofaktoren und der zum Zeitpunkt des Bogenabschlusses vorhandenen Kodierung entstehen. Oft muss man dann den Bogen zur Korrektur erneut öffnen, damit wieder die richtigen Daten automatisiert übernommen werden können. Der geänderte QS-Bogen ist dann erneut an die Datenannahmestelle zu senden. Um sich die Arbeit etwas zu erleichtern, hier noch ein TIPP: schauen Sie zuerst immer auf die Buchstaben c und d der Cross-Check-Indikatoren, insbesondere dann, wenn bekannt ist, dass noch nicht alle Fälle und QS-Bögen im QS-Monitor vorhanden sind.
Gleichzeitig gilt es zu beachten, dass QS-Bögen das ganze Jahr über exportiert werden. Kommt es seitens des IQTIG zu Änderungen, können ebenfalls Diskrepanzen zur Abrechnung entstehen. Wir können Sie für das Jahr 2024 an dieser Stelle beruhigen, derartige Änderungen wurden nicht gemacht.
Das Zeitfenster zur Übermittlung öffnet sich am 01.01. des auf das Erfassungsjahr (EJ) folgenden Jahres und schließt sich mit dem Ende der Korrekturfrist. Das bedeutet, bis spätestens 15.03. eines Jahres ist sie für das vorangegangene Kalenderjahr an die Datenannahmestelle zu übermitteln.
Weil die Fälle in der Risikostatistik auch in der Sollstatistik ausgewiesen werden, ist die Risikostatistik möglichst auf der gleichen Datengrundlage und zum gleichen Zeitpunkt wie die Sollstatistik zu erstellen.
Fazit
Organisation ist ein Schlüssel zum Erfolg – klären Sie frühzeitig, wer intern welche Aufgabe bei der Erstellung der Risikostatistik einnimmt. So ist jede beteiligte Abteilung informiert, kennt die Aufgaben und Deadlines. Interne Prozesse können so im Vorfeld gut strukturiert werden. Machen Sie diese Arbeiten nicht in jedem Jahr wieder völlig neu, sondern legen Sie die wesentlichsten Informationen z. B. in einer SOP fest. Diese muss dann nur noch auf Gültigkeit für das aktuelle Jahr geprüft werden.
Kommunizieren Sie die Wichtigkeit der Dokumentation und Kodierung der relevanten Risikofaktoren.
Gegebenenfalls werden im Zuge des Prozesses interne Strukturen angepasst, so dass am Ende gute Ergebnisse in Bezug auf fristgerechte Übermittlung und inhaltliche Korrektheit der Risikostatistik entstehen.
